Administrative Support Partner (m/w/d)

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Roche Schweiz schlägt die Brücke zwischen Pharmazie und Diagnostik. Wichtige Forschungs- und Entwicklungsfunktionen sind hier angesiedelt. Für unsere langjährige Kundin, die F. Hoffmann-La Roche AG in Basel, suchen wir eine/n

Administrative Support Partner (m/w/d)

Hintergrund:

PTQ, Pharma Global TechOps - Global Quality & Compliance, stellt sicher, dass wir den Patienten qualitativ hochwertige Produkte liefern, gewährleistet unser Recht zu operieren und hilft uns, durch hervorragende Prozesse und kontinuierliche Verbesserungen Werte zu schaffen. Qualität ist ein Wettbewerbsvorteil für Roche.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:

Veranstaltungs- und Meeting-Management:

  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Meetings, die Webcasting, hochentwickelte Technologie und andere virtuelle Ressourcen erfordern
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung komplexer Team-Offsites (mit mehreren Standorten, Tagen, Aktivitäten und/oder Reisebedarf) und Teambuilding-Veranstaltungen/Workshops

Administrative Unterstützung im Bereich Finanzen und Beschaffung:

  • Verwaltung und Bearbeitung von Arbeitsbeschreibungen und Verträgen mit Lieferanten/Sprechern in Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (z. B. Beschaffung, Recht, Projekt-/Portfoliomanagement)
  • Verwaltung und Bearbeitung von Bestellungen (POs), Rechnungen, Zahlungsverfolgung, Lieferantenpflege und Unterstützung bei der Kostenstellenpflege

Administrative Tätigkeiten in den Bereichen Rekrutierung, Onboarding und Offboarding:

  • Verwaltung des Prozesses der Bewerbergespräche (Terminplanung, Koordinierung der Beurteilungen, Reisen, Bewirtung während der Gespräche, Ausgaben für die Bewerber, Verwaltung der Lieferanten) in Zusammenarbeit mit der Personalbeschaffung, dem Personalleiter und den Mitgliedern des Gremiums während des gesamten Prozesses
  • Verwaltung der administrativen Komponenten und der Logistik des Onboarding (Sicherstellung von Orientierungsinformationen für neue Mitarbeiter, Onboarding-Veranstaltungen, funktionierende Geräte und Technologien usw.)

Allgemeine administrative Unterstützung und Dienstleistungen:

  • Verantwortlich für die Unterstützung bei der Arbeitszeitberichterstattung (z. B. JAZ in der EU) und die Ablage vertraulicher Dokumente (z. B. ärztliche Bescheinigungen, Urlaub) gemäß den gesetzlichen Anforderungen
  • Unterstützung von Teams/Projekten bei der Kommunikation (z. B. gSite-Aktualisierungen, Versenden von E-Mails, Erleichterung der Unterzeichnung von Dokumenten/DocuSign-Anfragen, Aktualisierung von Organigrammen usw.)
  • Verantwortlich für die Erstellung, Pflege und Genauigkeit von RADA-/Verteilerlisten
  • Einreichen von Anfragen zu Einrichtungen, IT- und Standortdiensten für PTQ-Bereichsleiter und das PTQ-Enabling-Team
  • Unterstützung und Verwaltung der Prozesse und des Bedarfs an Büromaterialien
  • Koordinierung bestimmter logistischer Aspekte von Umzügen (Raummanagement) mit den Raumplanungsteams
  • Unterstützung von Projekten und kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen im Rahmen von Business Excellence zur Verbesserung der Dienstleistungserbringung

Must haves:

  • Ein abgeschlossenes Studium/BS/BA oder gleichwertige Branchenerfahrung wird bevorzugt 
  • Durchschnittlich 3 bis 5 Jahre Erfahrung in den Bereichen Verwaltung, Betrieb oder Projektmanagement (Erfahrung in der Pharma-/Biotechnologiebranche bevorzugt) 
  • Erfahrung im Veranstaltungsmanagement 
  • Erfahrung mit dem JAZ-System 
  • Sehr gute Kenntnisse in Google Suite und Verwaltung gemeinsamer Teamlaufwerke 
  • Fließende Beherrschung der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften/Management
  • Fähigkeit zu Multitasking, Prioritätensetzung und selbständiger Ausführung von Aufgaben. Kann bei der Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen den Teammitgliedern mitwirken
  • Fähigkeit, mit sensiblen, vertraulichen und geschützten Informationen umzugehen und sie nach eigenem Ermessen zu behandeln
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Powerpoint, Excel und Word), cSuite Tools (einschließlich gMail, gCal, gSheets, gSlides, Trello, Jamboard, gMeet, ZOOM)

Was Ihnen geboten wird:

  • Teil eines Teams, welches überlebensnotwendige Medikamente herstellt
  • Gute Entlöhnung
  • Ein moderner Arbeitsplatz mit vielen Grün- und Begegnungszonen
  • Vielseitiger und abwechslungsreicher Tätigkeitsbereich
  • Die Möglichkeit, Verantwortung übernehmen zu können

Gerne können Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen an Frau Leonie Gysin adressiert senden.

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